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看一看:看一看;ERP实务:业务流程评述之采购变更流程

发布时间:2021-11-18 16:48:46 阅读: 来源:热风枪厂家

采购订单的变更流程是采购订单管理的1个补充功能。虽然其只是对采购管理的1个补充,但是,个人认为,其设计的好坏,可以反应出1个ERP系统的灵活程度。由于常常考验1个ERP系统是否是成熟,不是看其正常流程是否是走得通,而是看其在处理意外事件时的能力。而采购订单的变更恰好是考验ERP系统应变能力的1个重要手段。采购订单变更包括很多方面的内容,如有需求部门提出的变更需求,也有采购部门自己提出的变更需求;有对采购交期的更改,也有对采购价格的更改;乃至可能也会有采购订单作废的情况;同时,在采购订单变更的进程中,可能会有已收货或部分收货的情况;最后还触及到变更损失的统计等等。所以说,采购订单变更管理比采购订单本身来说,可能还会更加的复杂。

下面笔者将结合1家企业的具体管理流程,来归纳总结1下采购订单变更管理中的1些技能。第1步:需求部门提出变更的需求。这里的需求部门,即可以是生产部门,也多是采购员自己。1般在做采购订单变更单的时候,最好能够注明变更的申请单位。这主要是用来后续的分析及变更损失本钱的归集等等。变更的对象也能够分为很多种,如采购订单价格的变更、交货日期的变更、采购订单的作废等等。由于变更缘由的不同,其对应的采购订单变更流程也可能不同。假定现在有1张采购订单,其需要采购A、B两种原材料。具体情况以下:原材料A 交期2008年6月30日;数量 1000套;价格10元;供应商 龙发。原材料B 交期 2008年7月10日;数量500套;价格 9元;供应商龙发。第2步:采购部门需要判断,变更的采购单是否是已收货?1般情况下,对已收过货的采购订单,不能再做1些变更。如假定现在这张采购订单的其中1项原材料A已收了500套。为此,在做采购订单管理的时候,就会有1些限制。如不能对采购交期进行变更;也不能对采购价格进行变更;更不能对采购数量进行变更。不过,在实际工作中,有时候也会遇到需要变更的时候。如由于供应商送来的这批货质量差等缘由,采购部门决定不接受其接下来送过来的货物等等。为此,在ERP系统设计中,还是考虑了这些方面的因素。对已收过货的项目,允许其进行部分内容的变更。1般来说,像我现在在使用的ERP系统,其对已收过货的采购订单项目,只允许1个变更动作,就是“指定结束”。当用户不需要供应商剩下来没有交期的货物时,可以通过采购订单变更单,把这个项目“指定结束”掉。采购订单变更单指定结束功能,还有1个非常现实的利用,解决采购订单的尾数问题。如需求部门在实际请购时,可能考虑了消耗率的因素。如在生产的时候可能真实的需求量只是980套,但是,生产部门可能考虑到需要备30套消耗,所以,在请购的时候,请购数量即为1010套违章建筑强制拆除有哪些条件。但是,供应商只送过来1000套,剩下来的10套如何处理呢?1般情况下,若不影响生产部门实际生产的话,则采购部门是允许供应商不送这些货物的。毕竟,这些材料若供应商送过来的话,在企业中也只能作为呆滞品了。此时,由于采购项目已收过货,所有,已不能通过采购订单变更单变更采购数量。但是,也不能1直这么放着,由于若不加改动的话,在采购订单未结案明细表中,将会永久存在这个尾数。故,遇到这类情况,我们就可以够通过采购订单变更单,把这个项目指定结束掉。如此的话,我们就不会再被这个烦人的尾数问题所困扰。顾问总结:对采购变更单来说,在做这支作业之前,采购订单需要对采购订单的收货情况进行判断。1般来说,若采购订单已收了货,则变更的内容就会遭到很大的限制。有些ERP系统设计的比较死,只要采购订单收了货了,不管其只是收了其中的1项,还是部分收货,统统不允许用户进行任何的更改。但是,有些ERP系统在这个方面设计的比较人性化,考虑到企业的实际需求。若采购订单已收过货的话,可以进行1定程度的更改临时建筑和违章建筑的区别,固然,这个更改的前期,使不会造成业务的混乱。第3步:跟供应商进行协商。当企业遭到采购订单变更申请的时候,除要判断物料的收货情况之外,还需要跟供应商调和,看看其是否是接受变更后的采购订单。如对原材料B,其采购订单的交期是7月10日。但是违章建筑的认定主体,客户可能由于种种缘由,如生产计划的变更或客户销售订单交期的变更等等,需要变更这个订单交期,希望把交期从7月10日变更加7月1日。这常常不是说企业想变更就可以够变更的。而是需要企业先跟供应商协商好,看供应商是否是会同意。若供应商同意了,则再在ERP系统中做采购变更单,变更这个采购交期。若在没有跟供应商协商1致的情况下,擅自变更采购订单,有时候常常是无用功。同时怎么和拆迁办谈拆迁赔偿,有些变更的话,可能还会导致1些损失。如企业要把交期从7月10日变更加7月1日。供应商表示同意,但是,由于供应商那时没有车,需要企业自己去提货。所以,这个交期的变更,就还触及到1些损失。我们在项目的实行进程中,1般都是要求在采购订单的变更进程中,把这个损失能够在采购订单变更中反应出来。由于这关系到以后订单本钱的计算等等。若不在这里进行反应的话,则这个由于订单变更酿成的损失,将不会再后续订单本钱计算的进程中体现出来。顾问总结:供应商的协商进程,基本上是1个用户手工操作的进程,ERP系统不能提供多少的帮助。不过,在ERP系统,有1张采购订单变更明细表,可以查询出某个供应商的历史变更记录。这份资料,或许对采购员在跟供应商协商采购订单变更事宜的时候,有点作用。第4步:采购订单变更单的开立。首先要强调的是,对采购订单的变更,我们强调都需要通过采购订单变更单作业来处理。而尽量不要采取把原有采购订单撤销审核,然后直接在采购订单上变更。由于通过这类方式的话,不会再留下任何的变更记录,也不能预计采购订单的变更损失。以后出现问题时,就很难查询采购订单的原始记录。虽然,虽然在系统设计的时候,提供了撤销审核的功能。1般这个功能,是在采购订单还没有传真给供应商的时候,我们可以通过撤销审核对订单直接进行更改。但是,若采购订单已发给供应商了,则后续的采购订单的更改最好通过采购订单变更单来处理。在采购订单变更处理的时候,我们具体要注意以下几个问题安置房被拆迁怎样补偿。1是系统对该采购订单是否是收货会有1个核对与控制的进程。如1张采购订单若有两个条目,分别采购原材料A与原材料B。当原材料A收货了,则不会影响原材料B的更改。也就是说,这个收货对采购变更的限制,是针对采购订单的具体项目,而不是整张采购订单。2是要公道利用指定结束功能。指定结束,使指把采购订单结束掉,也就是说,指定结束后的采购订单,将视同已收货完成的采购单。在根据采购订单生成收货单的时候,将不会显示着张采购订单;同时,在采购订单未结案明细表中,也不会看到这张采购订单的踪影。另外强拆农民住宅合法吗,采购订单的指定结束又包括两个具体的内容,1是可以对整张采购单指定结束;2是也能够把采购订单中的具体项目指定结束掉。如可以把采购订单中原材料B这个项目指定结束。其实,把整张采购单指定结束的话,系统也是通过指定结束采购订单下面的具体项目来完成的。也就是说,采购订单的指定结束都是针对具体的行项目来实现的。3是在采购订单变更进程中,还有1个比较特殊的常见业务。为什么说起特殊呢,由于其会触及到比较多的连锁反应;而为什么说起常见呢,由于这个业务在采购部门的实际运作中,会常常碰到。这个业务就是供应商的变更业务。也就是说,企业在下单的时候,供应商选择的是龙发,但是,后来由于种种缘由,这张采购订单又改下顺发了。我们都知道,采购订单的很多因素都是根据供应商的不同而有所不同。如采购订单提初期,由于各个供应商的位置不同,其送货所需要的时间也不同,故在采购基本信息中,需要为不同的供应商设置不同的提初期;如采购订单的价格与交易币种,有的供应商多是人民币采购,但也有的供应商则多是美元采购;还有数量折扣、付款条件等等。所以,若供应商变更的话,会引发1连串的反应。故,在ERP系统中,对供应商的变更也作了比较严格的限制。如只有采购单中的所有项目都没有进过货,此时,才能够进行供应商的变更。若其中有1项物料已收货了,即使只是部分收货,则都不允许进行采购订单供应商的变更。这是1个死关卡,不允许用户背背。若企业确切需要变更某项物料的供应商,那该如何处理呢?在ERP系统中,只能先通过采购订单变更单的指定结束功能,把该项物料指定结束掉。然后,再下新的采购订单。如此的话,就可以够保存必要的变更历史记录。4是上面我们多次强调,在采购订单变更的时候,最好能够在采购订单变更中,注明采购订单的变更损失。如由于客户采购订单的变更,可能导致物料A的需求量从1000套变成800套。经过跟供应商的协商,虽然供应商同意客户的变更要求,但是,他们要求企业需要承担500元的变更损失。此时,这个500元损失就应当反应在采购订单变更单中。也就是说,到时候该张生产订单的生产本钱也将会提高500元。只有如此,生产订单的本钱才能够计算的准确。(end)资讯分类行业动态帮助文档展会专题报道5金人物商家文章